W branży tłumaczeniowej szybkość jest kluczem do zwycięstwa. Gdybyście mieli zapytać swoich klientów, na kiedy chcą dostać tłumaczenie odpowiedzieli by zapewne: „Na wczoraj“.
Tym nie mniej, sama szybkość to nie wszystko. Oprócz niej klienci oczekują jednocześnie jak najwyższej jakości oferowanych usług.
Tymczasem nie ma się co oszukiwać. Jeśli chce się zapewnić i utrzymać wysoką jakość nie można zanadto popędzać tłumaczy. W związku z tym, jeśli chcecie naprawdę szybko pracować, musicie szukać oszczędności czasu w wewnętrznym zarządzaniu projektem.
W najnowszym upgradzie systemu XTRF, wersji XTRF 1.6 znajdziecie na to – oprócz dotychczasowych – wiele nowych sposobów. Jednym z nich jest moduł Schematów, przydatny szczególnie w przypadku pracy z klientami, zlecającymi podobne projekty.
Wyobraźcie sobie, że macie klienta, który co jakiś czas przysyła wam pliki do przetłumaczenia na te same języki. Być może nawet życzy sobie by pracowali nad nimi Ci sami tłumacze.
W takiej sytuacji nie ma zbytnio sensu przechodzić przez całą żmudną procedurę zarządzania projektem za każdym razem. Zamiast tego możecie określić jeden z projektów wykonywanych w przeszłości dla tego klienta jako szablon dla nadchodzących i następnie – po otrzymaniu ponownego zlecenia – możecie utworzyć nowy projekt na podstawie tegoż szablonu.
Taką właśnie możliwość oddajemy w wasze ręce w nowym upgradzie. Przy użyciu funkcji Schematów możecie ograniczyć pracę zarówno z małymi zleceniami jak i z wielkimi projektami składającymi się z wielu kombinacji językowych do kilku kliknięć. Jest to możliwe dzięki temu, że w przypadku takich „nawracających“ projektów, tym czym tak na prawdę różnią się one między sobą jest termin zakończenia i ilość słów, stron, godzin czy innych jednostek rozliczeniowych. W związku z tym jedynymi rzeczami, które musicie tak naprawdę zrobić jest:
Wybranie schematu, na podstawie którego chcecie utworzyć nowy projekt:
Obr. 1: Wybór Schematu
Określenie terminu złożenia projektu:
Obr. 2: Określenie terminu
Podanie liczby jednostek rozliczeniowych:
Obr. 3: Określenie ilości jednostek rozliczeniowych
I... projekt gotowy.
Tym niemniej, trzeba pamiętać, że jak słusznie zauważył Gottfried Wilhelm Leibiz nie ma dwóch bytów identycznych we wszechświecie, gdyż różnią się chociażby położeniem.
Tym bardziej różnią się między sobą dwa projekty – choćby nie wiem jak do siebie podobe. W związku z tym, gdyby system pozwalał tylko na tyle, to nie byłby na wiele przydatny. Owszem umożliwiałby niezwykle szybkie zarządzanie projektami, ale nie pozwalałby na przystosowanie się do zmieniających się wymagać, czy nawet kaprysów klienta.
Dlatego też czynności opisane powyżej, są punktami koniecznymi, pozwalającymi na rozpoczęcie projektu w niezwykle krótkim czasie, ale nie wyczerpują możliwości jakie dostajecie w swoje ręce. Przyjrzyjmy się zatem całości od samego początku.
Po zalogowaniu się do XTRF, widzicie stronę główną. Jeśli chcecie utworzyć projekt, wystarczy, kliknąć „Utwórz“ w module projektów.
Obr. 4: Tworzenie projektu
Następnie, kiedy już jesteście w module tworzenia projektów, możecie się zdecydować czy chcecie utworzyć projekt w oparciu o schamat czy nie.
Obr. 5: Jakby to zrobić?
Jeśli wybierzecie pierwszą z możliwości musicie określić, na podstawie którego schematu chcecie utworzyć dany projekt.
Obr. 6: Wybór schematu (pierwszy konieczny krok)
Po wyborze schematu, co w przypadku typowych projektów jest pierwszym obowiązkowym krokiem, zobaczycie następujący ekran.
Obr. 7: Określenie terminu dla projektu (drugi konieczny krok)
Jak widać, nazwa klienta i jego profil cenowy, jak również używany workflow zostały automatycznie wprowadzone do projektu na podstawie wcześniejszego projektu zdefiniowanego jako schemat, w oparciu, o który tworzony jest ten projekt. Co więcej – na podstawie tego projektu-schematu – podpowiedziany został też kierownik projektu oraz osoba kontaktowa u klienta i osoba, do której projekt ma zostać odesłany.
Oczywiście możecie się zdecydować na zmianę tych osób, lub na dodanie nowych i wybór ich właśnie. W razie potrzeby możecie też nadać projektowi nazwę i wprowadzić numer pod jakim występuje on u klienta, tak byście jeśli w pewnym momencie w przyszłości zwróciłby się on do was z zapytaniem o ten projekt, byli w stanie go wyszukać na podstawie podanego przez klietna numeru – trudno sie bowiem spodziewać by przechowywał on wasz numer.
Tym niemniej, żadna z tych czynności nie jest naprawdę konieczna do założenia projektu i jedynym, co naprawdę musicie uczynić jest określenie terminu zakończenia projektu – jako, że data rozpoczęcia domyślnie pokrywa się z datą jego założenia – a potem możecie przejść do ostatniej fazy zakładania projektu.
Obr. 8: Zmiana podpowiedzianych danych
Obr. 9: Wypełnianie instukcji specyficznych dla tego konkretnego projektu
Możecie również zdecydować sie dołaczyć do projektu jakąś uwagę, a następnie użyć jej jako notatki, dzięki czemu przy przeglądaniu projektów, możecie przejżeć takie „przypomniajki“ już na etapie wyszukiwania.
Obr. 10: Tworzenie „przypominajek“
Tym niemniej chciałbym przypomnieć, że żadna z tych czynności nie jest konieczna do założenia projektu. I w przypadku, gdy chcecie po prostu rozpocząć pracę nad typowym projektem tak szybko jak to tylko możliwe, jedyne co musicie zrobić to:
- określić na podstawie, którego schematu chcecie go utworzyć
- określić termin zakończenia projektu i
- wprowadzić ilość jednostek rozliczeniowych.
Ostatnią z tych rzeczy wykonuje się w następującym miejscu:
Obr. 11: Wprowadzanie ilości jednostek rozliczeniowych (ostatni konieczny krok)
Jak widać system automatycznie wprowadził kombinacje językowe i specjalizacje, jak również rodzaj usług tłumaczeniowych, które zostały zlecone przez klienta, i które należy zlecić tłumaczom. Automatycznie został wprowadzony też typ jednostek rozliczeniowych, więc jedyne co wam zostaje to określić ich ilość.
Możecie również zdecydować, czy chcecie zmienić terminy wykonania poszczególnych zdań i ukończenia prac przez poszczególnych tłumaczy, czy też chcecie zachować te podpowiedziane przez system, a które zostały wyliczone na podstawie długości trwania zadań i prac odpowiadających im w projekcie zdefiniowanym jako schemat.
Po tym jak już się zdecydujecie i wprowadzicie, bądź nie, wspomniane zmiany, wystarczy kliknąć „zapisz“ i już utworzyliście projekt.
Jak to możliwe?
System po prostu wykonuje w tym momencie za was większość pozostałych czynności. A więc:
Przypisuje numer całemu projektowi, jak i wszystkim składającym się na niego zadaniom i pracom tłumaczeniowym, które w jego ramach mają być wykonane.
Obr. 12 Utworzony projekt
Tworzy dla każdej kombinacji językowej foldery, w których zapisywane będą pliki wejściowe, wyjściowe, referencyjne, pamięci tłumaczeniowe i słowniki.
Może też utworzyć foldery dla innych typów plików, jakie możecie otrzymać od lub wysłać do klienta i tłumaczy. Aby to było możliwe wystarczy tylko, że określicie typ tych plików i sposób tworzenia ich katalogów podczas konfiguracji systemu.
Obr. 13: Utworzone katalogi dla różnych typów plików, w ramach poszczególnych kombinacji językowych
Jednocześnie system oblicza ile powinniście dostać od klienta za cały projekt jak i za każdą z zamówionych przez niego usług, w ramach każdej z kombinacji językowych. Oraz wylicza – w oparciu o kwoty, które dostajecie od klienta i płacicie tłumaczom – zyskowności całego projektu jak i wszystkich kombinacji językowych. Dzieje się to oczywiście automatycznie, a możliwe rozbieżności między walutą, w której płaci wam klient, a walutami, w których płacicie tłumaczom, niech nie spędzają wam snu z powiek, gdyż wszystkie kwoty są przeliczane na walutę używaną przez klienta.
Obr. 14: Wyliczone należności, zobowiązań i zyskowność dla każdej spośród kombinacji językowych
W każdej kombinacji językowej wybiera tłumaczy, którzy mają wykonywać poszczególne prace – w oparciu o to, kto je wykonywał w projekcie określonym jako schemat. Dzięki temu możecie oddelegować najlepszych spośród swoich dostawców do pracy nad projektami, które wykonujecie dla swoich najważniejszych klientów. Oznacza to, że schematy, umożliwiają wam zarówno przyspieszenie zarządzania projektem jak i (dzięki odpowiedniemu doborowi tłumaczy) świadczenie najwyżej jakości usług.
Obr. 15: Wybrani wykonawcy dla wszystkich usług w ramach każdej kombinacji językowej
Ponadto – w oparciu o ilość jednostek rozliczeniowych i o stawki automatycznie podciągane z ich profili cenowych – system oblicza ile powinien dostać każdy spośród dostawców.
Obr. 16: Wyliczone zobowiązania wobec wykonawców dla każdej kombinacji językowej
Jeszcze jednym ze sposobów w jaki oszczędzacie czas korzystając z systemu jest określanie warunków płatności dla danego projektu i jego poszczególnych części. Zarówno terminy wystawienia faktur i płatności jak i stawki VAT są podpowiadane przez system – oczywiście istnieje możliwość ich zmiany w dowolnym momencie.
Obr. 17: Określanie warunków fakturowania i płatności
Chyba nie muszę dodawać, że wszystkie możliwości jakie macie przy tworzeniu projektów bez użycia schematów mają tu też zastosowanie. I tak jeśli zachodzi taka potrzeba możecie określać zniżki i opłaty dodatkowe, zarówno dla klientów i wykonawców – oczywiście są one wyliczane automatycznie. Możecie też wprowadzać numeracje klienta dla poszczególnych zadań, ponadawać nazwy każdemu z zadań, czy wprowadzić instrukcje odnoszące się tylko do jednego spośród zadań.
Obr. 18: Instrukcje dla kombinacji językowej Angielski - Duński
Ponadto, w dowolnym momencie można zmienić wszystko co zostało podpowiedziane przez system: np. tłumaczy, zobowiązania, należności, terminy, stawki i kwoty. System automatycznie podstawi nowe dane i wyliczy nowe kwoty i terminy zarówno dla poszczególnych kombinacji językowych jak i dla całego projektu.
A do tego wszystkiego, za jednym kliknięciem możecie wysłać zlecenia do wszystkich wykonawców wybranych dla tego projektu. System automatycznie wygeneruje e-maile, wprowadzi dane do zleceń i wyśle je do odbiorców.
Taka sama sytuacja ma oczywiście też miejsce w wypadku wysyłania Potwierdzenia do klienta. System automatycznie wprowadza wszystkie dane do dokumentu, tworzy maila a następnie wysyła go do klienta. A to wszystko oczywiście za jednym kliknięciem.
Co więcej poza jednym dużym potwierdzeniem dla całego projektu, możecie na prośbę klienta wysłać osobne potwierdzenia dla każdego spośród zadań składających się na projekt. Sytuacja wygląda tak samo, czyli nie musicie sami nic wprowadzać, gdyż wszystkie dane są podciągane do takiego dokumentu automatycznie, a mail jest tworzony i wysyłany przy pomocy jednego kliknięcia.
Obr. 19: Maile ze zleceniami do wszystkich tłumaczy są wysyłane bezpośrednio z systemu
Za podsumowanie niech wystarczą screeny dołączone do tego posta.
Utworzyłem tu projekt z 22 kombinacjami językowymi (z Angielskiego na wszystkie języki Unii Europejskiej). Dla każdej kombinacji zostały zlecone trzy usługi i w związku z tym do każdej został wybrany oddzielny wykonawca.
Utworzenie tego projektu, podczas którego się nie śpieszyłem i starałem się wypełnić nie tylko obowiązkowe pola, ale większość z nich, tak aby projekt był w pełni dostosowany do potrzeb klienta zajęło mi kilkanaście minut.
W tym czasie:
Zostało przypisanych 89 numerów – dla całego projektu, dla składających się na niego zadań i dla wszystkich składających sie na poszczególne zadania (kombinacje językowe) usług
Zostało utworzonych 88 katalogów na pliki robocze
Zostały utworzone 22 katalogi na pliki wyjściowe – po jednym dla każdej kombinacji językowej
Utworzonnych zostało setki katalogów na inne rodzaje plików: słowniki, pamięci tłumaczeniowe, pliki referencyjne
Wybranych zostalo 66 wykonawców
Zostało wykonanych 157 obliczeń – zobowiązania klienta dla całego projektu i dla każdej kombinacji językowej, należności wobec wszystkich tłumaczy i ogółem dla całego projektu i zystkowność wszystkich kombinacji językowych jak i całego projektu.
Uworzonych zostało 67 dokumentów
Stworzonych i wysłanych zostało 67 maili
Że o utworzeniu reguły przesyłu plików pomiędzy poszczególnymi pracującymi nad nimi wykonawcami (workflow), ustaleniu terminów zakończenia prac dla poszczególnych zadań oraz o wielu innych rzeczach, którymi nie musiałem sobie zaprzątać głowy – gdyż system wykonał jej za mnie – nie wspomnę.
A więc jeśli chcielibyście wysłać swoich kierowników projektów na zasłużone wakacje, a jednocześnie robić więcej projektów i mięć więcej czasu, innymi słowy jeśli zależy wam na prędkości wykonywania projektów, skontaktujcie się z naszymi konsultantami, którzy pokażą wam nie tylko moduł schematów, ale też inne udogodnienia, jakie zyskujecie korzystając z naszego najnowszego upgrade'u.
Wojtek, XTRF
Posty
